دراسات وتدريب وخبرات مطلوبة نظرًا للطبيعة المجردة نسبيًا لمهام المساعد الشخصي، لا توجد حاجة لتدريب أو تعليم محدد، خاصة عند التقديم على وظائف في الشركات منخفضة المستوى. ومع ذلك، قد تكون درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الاتصالات أو التكنولوجيا شرطًا أساسيًا. كما توجد دورات سكرتارية عبر الإنترنت تقدم شهادات دبلوم. وكالعادة، فإن سنوات الخبرة تُعتبر ميزة إضافية.
المساعد الشخصي، المعروف أيضًا باسم المساعد الخاص أو السكرتير الشخصي، أو ببساطة PA، هو شخص وظيفته مساعدة فرد آخر في المهام الإدارية والسكرتارية خلال أنشطته اليومية. نظرًا لارتباطهم بالتفاصيل الشخصية للمسؤولين والمديرين، فإن المساعدين الشخصيين ضروريون لتخفيف جدول أعمال المدير من الأنشطة التنظيمية من خلال أداء هذه الأنشطة نيابة عنه.
المهارات الأساسية المطلوبة لوظيفة مساعد شخصي تشمل التكتم، والمهارات اللفظية والكتابية الجيدة، واللباقة، والموثوقية، وفهم حزم البرامج الأساسية.
الوصف الوظيفي للمساعد الشخصي أو "PA"
يعمل المساعد الشخصي بشكل وثيق مع صاحب العمل لدعمه في إدارة شؤونه الخاصة والمهنية.
يتضمن ذلك عمومًا مهام مثل الحفاظ على جدول أعمال محدث، وترتيب الاجتماعات والمقابلات، والعمل كممثل وحلقة وصل مع المعنيين الرئيسيين، وأعمال إدارية محددة.
يجب على المساعد الشخصي أيضًا التأكد من أن مستندات صاحب العمل منظمة ومجهزة للاجتماعات ورحلات العمل والالتزامات الأخرى.
يتطلب هذا الدور أن يكون الموظف جديرًا بالثقة وأن يُظهر أقصى درجات التكتم فيما يتعلق بجميع المعلومات السرية.
يجب أن يظلوا دائمًا على اتصال وثيق بصاحب العمل، وأن يحدثوا أنفسهم بانتظام بالمعلومات التي قد تكون مفيدة للشؤون الخاصة والتجارية لصاحب العمل أو تمكن المساعد الشخصي من تقديم دعم ونصائح أفضل.
مسؤوليتهم الأساسية هي تحمل المهام التي قد تمنع صاحب العمل من أن يكون منتجًا بالكامل. سيستفيد معظم المساعدين الشخصيين من اتباع نهج مرن في عملهم والاستعداد لتحمل مسؤوليات جديدة.
أسباب توظيف مساعد شخصي
وفقًا للعائلات العاملة ذات الحياة المتطلبة، قد تكون إدارة المنزل أمرًا صعبًا. تخيل العودة إلى المنزل من العمل كل يوم وإنجاز الواجبات المنزلية. أنت مرهق وتريد قضاء وقت قليل جدًا مع عائلتك. أنت مريض.
قد يكون القيام بجميع المهام بنفسك أمرًا صعبًا للغاية، وقد تكون تجربة وجود شخص يساعدك في مشاكلك اليومية مرضية. أصبح توظيف موظفين محترفين أو مساعدين شخصيين أسهل من أي وقت مضى، ويمكنك إنجاز العديد من المهام لزيادة عبء العمل.
معظم الأفراد لديهم حياة عمل قاسية ولا تتاح لهم فرصة إنجاز مهامهم. نميل إلى فقدان التركيز في العمل إذا كنا نفكر في المنزل. يمكن للموظف الجدير بالثقة ضمان سير المنزل بسلاسة من خلال المهام أو الإشراف على الموظفين المنزليين الآخرين.
كيفية توظيف مساعد شخصي؟
ليس من الصعب جدًا تحديد الصفات التي ترغب بها في المساعد الشخصي. هذا لا يعني أنه من السهل تحديد وتوظيف موظف متميز.
ومع ذلك، من المهم القيام بالعديد من الأمور لزيادة احتمالية العثور على أفضل مساعد شخصي للوظيفة. تجد لكم Morgan&Mallet شخصًا لديه خبرة في مساعدة أو خدمة الآخرين. الشخص الذي يستمتع حقًا بخدمة الآخرين سيكون لديه خبرة في ذلك.
كن واضحًا بشأن احتياجاتك؛ فأنت لا تحتاج فقط إلى مساعد شخصي. بل من الأفضل أن يكون لديك مساعد شخصي يتمتع بأخلاق عالية ومجموعة من المهارات. يمكنك أيضًا سرد الصفات التي يجب أن يمتلكها مساعدك الشخصي المثالي. قم بإعداد قائمة بالأشياء التي لن تتسامح معها في مساعد شخصي. لا تتردد في أن تطلب من المرشح أن يصف وضع العمل المثالي بالنسبة له. من الضروري منح مساعدك فترة تجربة. في بعض الأحيان، الطريقة الوحيدة لاتخاذ القرار هي القيام برحلة اختبارية. قد تستغرق هذه الفترة أسبوعًا أو أسبوعين فقط. احضر فكرة مختصرة جاهزة لتسريع عملية التقييم. ما هي المسؤوليات التي قد يتحملها المساعد الشخصي؟ مسؤوليات المساعد الشخصي متنوعة ومتعددة. في معظم الشركات والمؤسسات، تشمل المسؤوليات الأساسية للمساعد الشخصي ما يلي => – إدارة المكتب الخاص لصاحب العمل- إدارة اليوميات، ترتيب الاجتماعات، جداول الأعمال، طلبات الصحافة والمقابلات
- تنظيم الرحلات الشخصية والتجارية (السفر، الإقامة، السيارات، الوثائق)
- تنظيم المناسبات التجارية والاجتماعية
- الإشراف على محافظ العقارات، إجراءات التوظيف، فرق العاملين في المنزل، والموظفين الآخرين
- تنظيم جميع الوثائق الحيوية، والحفاظ عليها محدثة وسهلة الوصول
- إدارة المشاريع والبحث الموضوعي
- إدارة جميع المراسلات
- تصميم المستندات والعروض التقديمية والتقارير
- تنظيم الاجتماعات والمشاركة فيها وتدوين الملاحظات أثناءها
- العمل كحلقة وصل بين المقاولين والمقاولين من الباطن والموردين والسلطات المحلية وغيرها
- إدارة الحسابات والميزانيات
- تقديم جميع الشهادات والمؤهلات من مراكز التدريب والمدارس التي التحقوا بها
- اجتياز مرحلتين من المقابلات بنجاح
- تقديم ثلاثة مراجع إيجابية على الأقل من أرباب العمل السابقين
- إكمال ملفات مهنية كاملة تحتوي على: السيرة الذاتية، خطاب التقديم، إثبات الهوية (صورة ضوئية أو مسح ضوئي)، إثبات العنوان، إثبات الحق في العمل في بلد التوظيف (إن أمكن)، رخصة القيادة، وقسائم الرواتب من الوظائف السابقة. يجب أن يدرك المرشحون أنه قد يُطلب منهم مستندات أخرى أيضًا.
